Découvrez les secrets les mieux gardés des event managers !

Les 3 secrets des event managers pour un événement professionnel réussi

Organiser un événement professionnel, cela ne s’improvise pas. De la définition du budget, au choix du lieu, en passant par la sélection des intervenants et la gestion de l’animation, de nombreux facteurs entrent en compte pour garantir le succès du rendez-vous. À la tête de toute cette organisation se trouve un professionnel indispensable, l’event manager. Son rôle est clé : intervenir avant, pendant et après la manifestation, en usant de ses qualités de coordination hors pair. Zoom sur les 3 secrets des event managers les plus talentueux.

SECRET 1 : LA PRISE DE HAUTEUR SUR LE SUJET DE L’ÉVÉNEMENT POUR FÉDÉRER

Comme son nom l’indique, l’event manager est un manager avant tout.

De ce fait, il doit superviser l’ensemble des tâches nécessaires au bon déroulement de l’événement, être force de proposition, prendre des initiatives, tout en chapeautant une équipe de professionnels de l’événementiel .
Cette casquette l’oblige à connaître l’ensemble des métiers et des prestataires intervenant dans le cadre de la manifestation, ainsi que leurs usages et leurs pratiques. Elle lui permet aussi de prendre du recul en ayant une vision globale , nécessaire pour coordonner le projet dans son ensemble. En toute logique, un bon event manager a donc un leadership naturel qui l’aide à mener les équipes qu’il dirige vers l’objectif à atteindre : la réussite de l’événement !

En outre, les event managers les plus talentueux ont en commun leur aptitude à penser out of the box … Leur sens de la créativité et leur goût pour l’innovation les aident à concevoir des événements uniques , quitte à amener les participants à sortir des sentiers battus ! Ils ne se contentent pas de reprendre tel quel le brief de l’entreprise ayant fait appel à leurs services ; il sont en mesure d’apporter un éclairage nouveau , tout en mettant en place les leviers nécessaires à l’engagement des participants.

De plus, l’événement d’entreprise est un excellent moyen de fédérer des collaborateurs autour d’un projet commun. L’ event manager doit donc surfer sur cette opportunité pour faire de ce rendez-vous un moment inoubliable pour tous ! Dans cette optique, il peut être amené à lancer des réflexions collectives , par exemple, lors de sessions créatives (lien vers article sur la créativité en entreprise), au cours desquelles il veillera à assurer la cohésion de groupe, tout en libérant la parole de chacun .

SECRET 2 : LE PLAN B POUR TOUTES LES SITUATIONS

Aussi bien préparé soit-il, un événement se passe rarement comme prévu !

Les professionnels du secteur le savent pertinemment : les aléas du direct peuvent mener à des situations parfois stressantes et inattendues… Qu’à cela ne tienne, un bon event manager saura s’adapter à tous les cas de figure et trouver des solutions pertinentes.
Gestion des imprévus , souplesse et réactivité sont donc les maîtres-mots de son quotidien. Des qualités indispensables, dont il saura faire bon usage au moment opportun !

Un problème technique ? Il y a fort à parier qu’il ait prévu des équipements en backup.
Sinon, il trouvera une alternative créative pour changer de plan à la dernière minute sans entraver la qualité de l’événement.
Des difficultés à impliquer l’auditoire ? Sans doute aura-t-il songé à équiper les participants d’ outils collaboratifs ou à intégrer des méthodes participatives (lien vers l’article “travailler en cassant les codes) à l’animation.

Une météo capricieuse ? L’event manager aura pris en considération cette éventualité en optant pour un lieu adapté. Vous l’aurez compris : faire appel aux services d’un event manager qualifié vous décharge des pics de stress, qui n’ont pas leur place dans votre planning déjà bien chargé. Ce professionnel, c’est un peu votre Macgyver en personne !

SECRET 3 : UN CARNET D’ADRESSES BIEN REMPLI

L’event manager est enfin un homme ou une femme de réseau.

Sa connaissance des métiers intervenant dans un projet événementiel , son sens du relationnel et son aptitude à identifier les prestataires adéquats lui permettent de vous concocter un événement sur-mesure . Grâce à son carnet d’adresses bien rempli, il est en mesure de constituer l’équipe qui mènera votre événement vers la réussite. Et sans jamais perdre de vue vos objectifs, il trouve le lieu qui conviendra parfaitement à vos besoins, ainsi que l’animation qui séduira vos participants.

Au Rooftop⁵² , nous sommes bien conscients de l’importance du choix des prestataires pour la réussite de votre événement. C’est la raison pour laquelle, nous travaillons main dans la main avec eux ! Traiteurs, photographes, voituriers, mais aussi animateurs et même musiciens : quelle que soit la nature de votre événement, nous pouvons vous recommander des partenaires de choix.

Côté ambiance, là aussi, notre équipe est force de propositions pour vous aider à concevoir l’agencement idéal. Un cadre d’exception – celui du quartier de Confluence (lien vers article sur Confluence) -, deux espaces intérieurs modulables – le RoofBoat et le RoofBar -, un toit-terrasse offrant un panorama unique… À chaque événement correspond un espace Rooftop⁵² !

Besoin d’être conseillé pour votre prochain séminaire, team-building ou conférence ? Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner. Contactez-nous !